Privacy Statement Koninklijk Stedelijk Muziekkorps

Inleiding

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Het doel
van deze verordening is om twee belangen te waarborgen: bescherming en verwerking van de
persoonsgegevens.
Het Koninklijk Stedelijk Muziekkorps, KSM, verwerkt uw persoonsgegevens omdat u lid bent van de
vereniging of omdat u zelf de gegevens aan ons hebt verstrekt. In dit privacy statement lichten wij toe
hoe wij omgaan met uw persoonlijke gegevens.
Dit betekent dat wij:

• U persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt,
  deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig
  zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt;
• U vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van
  uw persoonsgegevens;
• Passende maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens
  gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de
  doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze
  respecteren.
  Als muziekvereniging KSM zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  Indien u na het doornemen van ons Privacy Statement vragen heeft dan kan dit door contact op te
  nemen met onderstaande gegevens.

Contactgegevens

Uw gegevens komen binnen op: info@ksmenkhuizen.nl

Verwerking van persoonsgegevens verenigingsleden

De gegevens die van u worden gevraagd, worden gebruikt voor:

• Onze ledenadministratie;
• Contributieheffing;
• Informatieverstrekking
• Uitnodigingen voor bijeenkomsten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Lidmaatschap overeenkomst
Voor de bovenstaande doelstelling kan de muziekvereniging KSM de volgende persoonsgegevens van u
vragen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Adres
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Geslacht
• Eerdere lidmaatschappen
• Jubileumdata

U persoonsgegevens worden door de muziekvereniging KSM opgeslagen ten behoeve van
bovengenoemde verwerking voor de periode van:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
• Met toestemming van de leden bewaren wij NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats) voor
• eventuele reünies.

Verwerking van persoonsgegevens van donateurs/ vrienden

Persoonsgegevens van donateurs worden door de muziekvereniging KSM verwerkt ten behoeve van de
volgende doelstelling(en):

• Donateurs/ vrienden administratie;
• Inning donateursgelden;
• Informatieverstrekking;
• Uitnodigen voor bijeenkomsten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Donateursovereenkomst
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de muziekvereniging KSM de volgende
persoonsgegevens van u vragen:

• Voorletters;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Woonplaats
• email adres

Uw persoonsgegevens worden door de muziekvereniging KSM opgeslagen ten behoeve van
bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van personeelsleden

Persoonsgegevens van personeelsleden worden door de muziekvereniging KSM verwerkt ten behoeve
van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De arbeidsovereenkomst
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de muziekvereniging KSM de volgende
persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door de muziekvereniging KSM opgeslagen ten behoeve van
bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
• Met toestemming van de personeelsleden bewaren wij NAW-gegevens (Naam, adres en woonplaats) voor toekomstige reünies.

Onze website

Het KSM heeft een eigen website www.ksmenkhuizen.nl. Als u onze website bezoekt draagt het KSM de
zorg dat de persoonlijke informatie die u ons via de website verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. Dit
gebeurt volledig in overeenstemming met de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(AVG).

Informatie via de website

• Via onze website heeft u de mogelijkheid om “vriend” van het KSM te worden. U wordt direct doorgeleid naar het inschrijfformulier, dat automatisch wordt doorgestuurd naar info@ksmenkhuizen.nl. Deze gegevens worden verwerkt ten behoeve van de administratie. De gegevens worden daarnaast gebruikt om betrokkenen op de hoogte te houden van activiteiten van het KSM. Indien u geen prijs meer stelt op deze informatie, kunt u zich hiervoor te allen tijde afmelden door het KSM hiervan schriftelijk op de hoogte stellen, door een e-mail te sturen naar info@ksmenkhuizen.nl of een brief te sturen naar het secretariaat KSM, Smient 7, 1616 GW Hoogkarspel
• Op de website wordt het bestuur van het KSM aan u kenbaar gemaakt. Naam, functie, telefoonnummer en email adres is met toestemming van de bestuursleden op de website geplaatst.
• De naam van de dirigent van het KSM is met toestemming geplaatst op website.
• Op de website zijn, met toestemming van de leden, foto’s geplaatst van de diverse optredens.
• Op de website vindt u onder ‘algemene informatie’ het volgende:
  • de “emmer”, het informatieblad om de leden te informeren over de gang van zaken van onze vereniging
  • een link om u aan- of af te melden voor het lidmaatschap
  • informatie over de contributie , de betaalmogelijkheid
  • wanneer er wordt gerepeteerd
  • bij wie er afbericht gegeven moet worden
  • bij wie u informatie kan krijgen over een instrument, de schade van een instrument gemeld kan worden en over de verzekering van een instrument
  • informatie over de ledenvergadering.
• Op de website is het rooster geplaatst voor het ophalen van oud papier. De namen van de leden zijn hierop genoemd met toestemming.
• Op de website vindt u informatie over ons opleidingsorkest de Music Stars. De naam van de dirigent is met toestemming genoemd. De foto’s van diverse optredens zijn met toestemming geplaatst.
• Op de website vindt u de agenda van het KSM voor de geplande optredens
• Het ‘gastenboek’ geeft de bezoeker van onze website de gelegenheid om geheel vrijblijvend feedback te geven op het KSM in de breedste zin van het woord. De persoon wordt met naam genoemd.
• Het KSM heeft het privacy statement zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging.